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Gestion des dossiers médicaux

Par Michael R. Wasserman, MD, University of Colorado Denver School of Medicine

Une personne peut ne pas avoir un accès complet à son dossier médical conservé dans le cabinet médical. Mais généralement, la personne est propriétaire des informations médicales et le médecin ou l’établissement possède le document lui-même. Les tribunaux peuvent exiger la présentation de copies ou de synthèses des dossiers, mais seulement dans certaines situations juridiques spécifiques dont la plupart des personnes n’ont pas l’expérience. Quand une personne demande son dossier médical, un membre du personnel du secrétariat du cabinet médical fait en général des copies et donne le dossier à la personne ou produit un résumé de tout ou d’une partie du dossier pour l’envoyer à d’autres professionnels de la santé. Les personnes qui veulent une copie de l’ensemble de leur dossier médical à des fins personnelles peuvent ou non y avoir droit, selon la loi de l’État. Généralement, elles n’ont besoin que des informations médicales les plus utiles, non pas du dossier complet, qui peut contenir beaucoup d’informations qui ne leur serviront pas.

Il est conseillé de tenir un dossier médical personnel consignant les informations les plus importantes pour s’assurer de disposer du nécessaire. Il ne faut pas compter sur sa mémoire. Les carnets de vaccination, traditionnellement remplis pour les enfants, doivent être tenus à jour tout au long de la vie. Les traitements médicamenteux doivent être écrits sur une feuille de papier à conserver avec le dossier médical et sur soi en permanence au cas où des soins médicaux d’urgence seraient nécessaires. Ces informations peuvent être mises à jour lorsque le traitement est modifié. Les copies des résultats d’analyses de laboratoire doivent être conservées dans le dossier médical pour référence. En outre, il peut être bon de tenir un journal de ses symptômes à garder avec le dossier médical. Il est possible d’utiliser des logiciels et des programmes sur Internet pour enregistrer la plupart des informations médicales ; une boîte de classement de fichiers ou un classeur peuvent aussi être envisagés.

Le fait de conserver une copie de leur dossier médical aide les personnes à participer à leurs soins. Par exemple, cela leur permet de mieux expliquer un problème à un professionnel de la santé.

Les lois sur la vie privée et les principes éthiques protègent la confidentialité des communications entre les personnes et leur médecin. Ces lois protègent également le contenu du dossier médical, qui est tenu par un médecin ou un hôpital. Au nombre de celles-ci figure la loi sur la responsabilité et la portabilité des assurances maladie (HIPAA, Confidentialité et HIPAA) de 1996. L’HIPAA stipule que la divulgation d’informations médicales personnelles nécessite normalement le consentement écrit de la personne. Dans la salle d’attente du médecin, les personnes sont invitées à signer un formulaire confirmant qu’elles sont conscientes de l’HIPAA et de leurs droits à la vie privée. Le formulaire indique également comment les informations médicales qui les concernent peuvent être utilisées et communiquées. L’HIPAA autorise la divulgation des informations médicales dans certains cas précis. Par exemple, elles peuvent être communiquées

  • pour coordonner et faciliter le traitement d’une personne (particulièrement important si plusieurs médecins et établissements de soins sont impliqués)

  • pour permettre aux médecins, aux autres membres du personnel soignant et aux hôpitaux d’être payés pour les soins dispensés

Ainsi, les informations nécessaires pour autoriser le paiement peuvent être communiquées aux mutuelles et aux compagnies d’assurance maladie qui peuvent avoir besoin d’informations médicales comme condition du paiement d’une demande de remboursement. La communication de ces informations exige également le consentement de la personne, et il est habituellement obtenu avant que les soins de santé ne soient dispensés. Les informations médicales relatives à une personne ne peuvent pas être communiquées à son employeur ou à des commerciaux, sauf si la personne donne son consentement par écrit.

De plus en plus, les professionnels de la santé enregistrent et stockent les dossiers médicaux sur support électronique. Cette pratique présente l’avantage de permettre aux différents médecins qui s’occupent de la même personne de partager des informations sur celle-ci plus facilement et avec moins d’erreurs.

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